Zasady współdziałania NGO Forum “Razem”

I. Tworzenie połączeń: NGO Forum “Razem” umożliwia wymianę informacji w ramach Forum i poza nim, wspiera mapowanie działań i aktorów, tworzy przestrzeń do networkingu i matchmakingu w celu tworzenia synergii. Czyni to, aby kształtować odpowiedź na zjawiska migracyjne w Polsce zgodnie z wartościami humanitarnymi, w sposób przejrzysty, inkluzywny i sprawiedliwy, w atmosferze współpracy i zrozumienia, w której można otwarcie dyskutować o kwestiach humanitarnych, społecznych, ekonomicznych i kulturowych, o wyzwaniach i możliwościach.

II. Koordynacja: NGO Forum “Razem” zapewnia Członkom warunki do podejmowania wspólnych działań. Wkłada wysiłek w koordynację z innymi podmiotami, nie będącymi organizacjami pozarządowymi, a działającymi w obszarze migracji i integracji, takimi jak agencje ONZ i organy rządowe, aby uniknąć powielania działań, ale jednocześnie odnosić się do luk obserwowanych przez Członków.

III. Budowanie zasobów i społeczności: NGO Forum “Razem” wspiera swoich Członków w budowaniu ich kompetencji, aby mogli reagować z jak najwyższą jakością, umożliwiać im dalszy rozwój i wprowadzać pozytywne zmiany. Członkowie uznają się wzajemnie za sojuszników i zwracają się do siebie z otwartością i gotowością do uczenia się od siebie nawzajem, jako organizacje i jako jednostki.

NGO Forum “Razem” jest otwarte dla organizacji pozarządowych i organizacji społeczeństwa obywatelskiego, konsorcjów i organizacji parasolowych, lokalnych i międzynarodowych, które działają w obszarze migracji i integracji w Polsce lub mają profil wspierający te organizacje w ich pracy, niezależnie od ram czasowych ich zaangażowania w Polsce i z poszanowaniem różnic w ich podejściu.

Organizacja kandydująca do statusu Członka Forum:

• Zgadza się z Intencją i Głównymi celami Forum i chce wspólnie pracować nad wyzwaniami dotyczącymi migracji i integracji w Polsce,

• Kieruje się kluczowymi standardami i wartościami humanitarnymi (więcej tutaj),

• Zarejestruje się poprzez platformę Forum: https://forumrazem.org.pl. Zgłoszenie jest weryfikowane przez Sekretariat NGO Forum "Razem",

• Wyraża zgodę na aktywne dzielenie się informacjami o swojej działalności w ramach narzędzi Forum (strona internetowa, spotkania, e-mail),

• Deklaruje wykorzystanie narzędzi Forum do działań non-profit związanych ze służbą osobom potrzebującym, zgodnie z dobrą wolą i najwyższymi standardami ochrony danych osobowych i ochrony osób objętych ochroną.

Każda organizacja ma prawo do rezygnacji z członkostwa w dowolnym momencie, informując o tym Sekretariat.

Koordynator_ka NGO Forum "Razem" może usunąć organizację z Forum, jeśli:

• Jej przedstawiciele nie przestrzegają zasad dobrej współpracy w ramach narzędzi Forum,

• Nie informuje ona o swojej działalności i nie jest aktywna w ramach Forum,

• Nie przestrzega w swojej działalności standardów humanitarnych.

NGO Forum "Razem" nie pobiera składek członkowskich.

Organizacja Goszcząca jest Członkiem NGO Forum "Razem", posiadającym doświadczenie w pracy humanitarnej/rozwojowej oraz znająca lokalny kontekst pracy w Polsce. Organizacja Goszcząca gwarantuje ciągłość pracy Forum, zobowiązując się do utrzymania Sekretariatu i jego podstawowych działań w określonym czasie. Organizacja Goszcząca jest odpowiedzialna za zarządzanie relacjami z darczyńcami, które umożliwiają wykonywanie tych zadań, oraz zapewnia ich jakość i rozliczalność.

Organizacja Goszcząca jest reprezentowana w Grupie Doradczej Forum, aby przyczynić się do rozwoju NGO Forum "Razem", z poszanowaniem niezależności i neutralności przestrzeni Forum oraz uwzględnieniem potrzeby jego kierowania przez Sekretariat. Interesy Organizacji Goszczącej są reprezentowane wewnątrz Forum przez innych przedstawicieli Organizacji niż pracownicy Sekretariatu.

Organizacją Goszczącą Forum NGO "Razem" jest obecnie Polska Akcja Humanitarna, której zaangażowanie jest zagwarantowane do końca 2023 roku i możliwe dzięki wsparciu finansowemu CARE.

Sekretariat kierowany przez Koordynatora Forum NGO "Razem" jest odpowiedzialny za:

• Opracowanie strategii Forum NGO "Razem" przy wsparciu Grupy Doradczej, jej realizację i rekalibrację,

• Prowadzenie bieżącej działalności Forum, zapewnienie Członkom dostępu do obszarów działalności Forum, w tym organizowanie spotkań, wysyłkę newslettera itp.

• Wspieranie Grup Roboczych Forum w osiąganiu ich celów, włączając zapewnianie wsparcia z zakresu tłumaczeń lub kwestii administracyjnych grupom o strategicznym znaczeniu dla Forum, a także w rozpowszechnianiu wyników Grup Roboczych,

• Wspieranie Członków w ich pracy na rzecz migracji i integracji w Polsce, m.in. poprzez organizację szkoleń, matchmaking i inne,

• Koordynowanie prac Forum z innymi podmiotami niż organizacje pozarządowe, w szczególności z agencjami ONZ, w celu uniknięcia duplikacji,

• Kwartalne raportowanie działalności Forum.

Dodatkowo Koordynator_ka NGO Forum "Razem":

• Reprezentuje Sekretariat Forum w strukturach koordynacji humanitarnej, a także w obrębie Trzeciego Sektora w Polsce. Koordynator_ka pełni rolę przekaźnika informacji pomiędzy tymi strukturami a Członkami Forum, respektując prawo Członków do kształtowania własnych programów działania. Koordynator_ka może i powinna prezentować na zewnątrz sprawy ważne dla Członków, gdy zostaną jej one przedstawione, zwłaszcza w formie wyników prac Grup Roboczych Forum,

• Nie reprezentuje całości Członków NGO Forum "Razem",

• Reprezentuje Sekretariat NGO Forum "Razem" przed Grupą Doradczą, uczestniczy w posiedzeniach Grupy Doradczej i wspiera jej organizację,

• Zwołuje Techniczne Grupy Doradcze w zależności od potrzeb Sekretariatu i przedstawia ich wyniki Grupie Doradczej.

Cel:

Nadrzędnym celem Grupy Doradczej NGO Forum "Razem" jest zapewnienie wytycznych, pomocy technicznej i wsparcia dla Sekretariatu Forum. Grupa Doradcza wyznacza kierunek ułatwiający zaangażowanie organizacji pozarządowych w ramach Forum, aby w pełni wykorzystać ich umiejętności i wiedzę oraz aktywnie współpracować z partnerami Forum w celu osiągnięcia wspólnych celów i zadań. Grupa Doradcza wspiera wysiłki mające na celu zapewnienie, że działalność Forum skutkuje postępem na drodze do realizacji Głównych Celów Forum.

Role i odpowiedzialność:

Członkowie Grupy Doradczej NGO Forum "Razem":

• Wybierani są jako osoby reprezentujące organizacje,

• Pracują dobrowolnie na rzecz całości Forum, wychodząc poza indywidualne interesy swoich organizacji,

• Udzielają wskazówek Sekretariatowi i wpływają na kształt strategii Forum,

• Zwołują i kształtują Kwartalne Spotkania Dyrektorów w celu koordynacji prac w zakresie migracji i integracji w Polsce z decydentami organizacji członkowskich, zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność Forum wobec jego członków,

• Inicjują Grupy Robocze o strategicznym znaczeniu i wspierają ich wyniki,

• Przeglądają wyniki prac Technicznych Grup Doradczych,

• Nie są zobowiązani do uczestnictwa w Grupach Roboczych lub Grupach Doradczych, ale ich udział jest pożądany,

• Wspierają Koordynatora_kę w jej obowiązkach, w tym w roli reprezentacyjnej, gdy jest to konieczne i wcześniej uzgodnione,

• Wspierają Sekretariat w poszukiwaniu modeli finansowania Forum, zwłaszcza w zakresie działań wykraczających poza stałą działalność,

• Działają jako Ambasadorzy Forum w swoich sieciach,

• Wspierają rozwój społeczności praktyków_czek poprzez swoje wskazówki i okazjonalne bezpośrednie zaangażowanie jako osoby doświadczone w dziedzinie migracji i integracji,

• Otrzymują Raport Kwartalny NGO Forum "Razem",

• Grupa Doradcza może zdecydować o rozdzieleniu osobowości Forum od Organizacji Goszczącej w sytuacjach, gdy tego wymaga dobrze pojęty interes jednej lub obu stron. Decyzja ta musi być podjęta jednomyślnie, przy czym członek Grupy Doradczej z Organizacji Goszczącej nie ma prawa głosu. Decyzja o wykreśleniu może zostać podjęta tylko wtedy, gdy Grupa Doradcza wskaże inną organizację, która będzie mogła przejąć odpowiedzialność Organizacji Goszczącej.

Proces:

Członkowie Grupy Doradczej NGO Forum "Razem" zobowiązują się:

• Działać na zasadzie dobrowolności,

• Uczestniczyć regularnie w comiesięcznych spotkaniach,

• Do zapoznawania się z materiałami przesłanymi przed spotkaniami i przychodzenia na nie przygotowanym do zaangażowanej dyskusji, aktywnego słuchania i dialogu pełnego szacunku,

• Zobowiązać się do rocznego członkostwa w Grupie Doradczej,

• Jeśli Członek podejmie decyzję o ustąpieniu, Sekretariat przeprowadza wybory na jego miejsce.

Skład i kryteria wyboru:

Grupa Doradcza składa się z 8 członków wybranych jako osoby reprezentujące ich organizacje. Pierwsza Rada Konsultacyjna jest powoływana przez Sekretariat NGO Forum „Razem” na podstawie indywidualnego zaangażowania potwierdzonego dotychczasowym zaangażowaniem w rozwój Forum, na okres 9 miesięcy, do października 2023 r. Do tego czasu Grupa Doradcza będzie wspierać Sekretariat w stworzeniu przejrzystego proces wyborczego, który zapewni równowagę rodzajów prezentowanych organizacji, inkluzywność, różnorodność wieku, płci, rasy i pochodzenia etnicznego członków nowej kadencji Grupy Doradczej.

NGO Forum “Razem” realizuje swoje Cele Podstawowe poprzez:

• Organizowanie regularnych spotkań online dla Członków,

• Prowadzenie aktualizowanej na bieżąco strony internetowej NGO Forum "Razem", w tym Biblioteki Forum,

• Utrzymywanie kontaktu z Członkami poprzez Newsletter,

• Organizację spotkań i szkoleń fizycznych,

• Wsparcie dla Grup Roboczych działających w ramach Forum,

• Utrzymywanie kontaktów i zapraszanie na wybrane spotkania organizacji spoza Forum, w szczególności stałych obserwatorów Forum jak agencje ONZ czy ośrodki akademickie,

• Inne istotne działania.

Grupy Robocze mogą być powoływane poprzez:

• Wyrażenie zainteresowania przez min. 2 Członków, którzy przedstawią swój zamiar Sekretariatowi,

• Koordynatora_kę i Grupę Doradczą, w sprawach o strategicznym znaczeniu dla Forum,

• Sekretariat, poprzez matchmaking członków.

Grupy Robocze są prowadzone przez Członków inicjujących je na zasadzie dobrowolności, którzy zobowiązują się do organizowania spotkań i są odpowiedzialni za komunikację wewnątrz Grupy, jak również informowanie Forum o postępach i wynikach prac. Koordynator może przewodniczyć lub współprzewodniczyć Grupom Roboczym o znaczeniu strategicznym lub zajmującym się szczególnie wrażliwymi tematami. Sekretariat może, ale nie gwarantuje udzielenia wsparcia administracyjnego i tłumaczeniowego, wsparcie będzie udzielane w zależności od jego budżetu i możliwości.

Kiedy zamiar utworzenia Grupy Roboczej zostanie przedstawiony Sekretariatowi, jest on odpowiedzialny za sprawdzenie, czy jest ona zgodna z wartościami Forum, czy mieści się w zakresie prac Forum i czy nie powiela już istniejących organów wewnątrz i na zewnątrz Forum. W skomplikowanych przypadkach Koordynator może zwrócić się do Grupy Doradczej o wskazówki. Po zakończeniu procesu weryfikacji (trwającego od 2 do 5 dni roboczych), Sekretariat informuje członków Forum o utworzeniu nowej Grupy Roboczej, tak aby wszystkie zainteresowane strony mogły uczestniczyć w pierwszym spotkaniu.

Za dobrą praktykę uznaje się dostarczenie przez Grupę Roboczą do Sekretariatu Zasad Współdziałania w ciągu miesiąca od pierwszego spotkania Grupy. Sekretariat może wspierać Członków w ich tworzeniu.

Zasady Współdziałania Grup Roboczych powinny obejmować:

• Cele i oczekiwane rezultaty,

• Ramy czasowe działalności,

• Regularność, długość i format spotkań,

• Język spotkań, z silną zachętą do prowadzenia ich w języku polskim i angielskim z tłumaczeniem symultanicznym, w celu zapewnienia integracji językowej,

• Ewentualnie: oczekiwany profil pracowników organizacji pozarządowych chcących dołączyć do Grupy Roboczej.

W razie wystąpienia znaczącej różnicy zdań, sporu lub konfliktu wśród Członków Forum, który znacząco wpływa na dobrostan całej społeczności, Członkowie powinni korzystać z mediacyjnych i rozjemczych metod rozwiązania sporu.

• Mogą, zasięgając porady autorytetów, wskazać mediatora, z wewnątrz lub spoza Forum,

• Mogą wnieść spór do obrad Forum, jeśli Koordynator_ka i Grupa Doradcza uznają to za zasadne, i przyjąć rozstrzygnięcie większości obecnych na danym spotkaniu Członków,

• Powinni mieć zawsze na uwadze dobro wspólne społeczności i osób, którym służy oraz dbać o dobre imię społeczności i jej członków i postępować w dobrej wierze.

Jeśli w spór zaangażowana jest osobiście Koordynator_ka lub osoby z Grupy Doradczej, ich status w sporze jest równy innym członkom, a ich głos nie powinien być brany pod uwagę jako decydujący. W takiej sytuacji należy zaangażować inne osoby członkowskie do dopilnowania ochrony interesów Forum.

Uznając potrzebę reagowania członków NGO Forum "Razem" na dynamicznie zmieniającą się sytuację, niniejsze Zasady Współdziałania mogą ulec zmianom. Każda zmiana musi przejść proces otwartych konsultacji z organami i Członkami Forum, opracowany odpowiedzialnie przez Sekretariat, i zostać przedstawiona na spotkaniu Forum.